03

常见费用单据凭证附件整理规范

1. 差旅费用——必备附件

事前：需有审批签证后的《出差申请单》

交通票据（机票行程单/高铁票需保持二维码完整），酒店水单（含入住人姓名、天数、金额）

出租车票：按日期排序用回形针固定，票面用铅笔标注起止地点

补贴：单独附《差旅补贴计算表》（列明天数/标准）

2. 业务招待费—— 必备附件

事前：制定客户拜访计划，内含招待金额，由领导审批签字。

餐饮发票需注明「接待对象+人数」（如：客户A公司3人），

禁止使用连号定额发票（超过3张需说明合理性），因为现在定额在餐饮很少出现。

烟酒等大金额的发票报销，需要有特批的文件证明，个人使用的烟酒不可以用于报销冲抵。

3. 办公用品——必备附件

事前：制定采购清单，对于大金额的采购要有比价文件证明。

商品明细清单，尽量选择增值税专票，以便进项抵扣，发票金额要和采购金额保持一致，后面附带采购单和入库单。

4. 车辆费用—— 必备附件

公司车辆：行驶证复印件+ETC扣费记录

私车公用：《租车协议》+里程表照片

核查重点:

油费发票需对应期间内（如：报销8月油费，发票应为8月开具）

5.员工培训费/会议费

事前：培训通知书、人员名单、签字

报销附件：培训发票／会议费发票

和培训机构签订的合同 ，培训日期，员工参与培训的签到表以及培训内容做附件备查

6.凭证装订标准

目的：确保凭证整齐、易查阅、便于装订存档，减少财务审核和审计风险。

（1）纸张标准

使用 A4白纸 作为粘贴底单（禁止使用废纸、便签纸等）。

所有发票、单据必须 平铺粘贴，不可重叠、折叠或卷曲。

（2）粘贴工具

推荐使用 固体胶棒（避免液体胶水导致纸张变形）。

小票可用 长尾夹/回形针 临时固定，但最终装订前需用胶水固定。

（3）排列顺序

按费用发生时间顺序 或 金额从大到小 排列。

报销单（审批单）放在最上面，发票在下，辅助单据（如行程单）在最后。

（4）凭证装订3步走

顶层：报销审批单（签字面）  

夹心：发票（按费用类型分组）  

底层：银行回单（付款后补入）  

每一张规范粘贴的发票，每一次高效通过的报销，都是对财务工作最好的支持，看似麻烦的过程，实际上能让你更快的完成报销流程，拿到自己垫付的资金，财务也能更高效的完成本职工作，不用加班，也是间接为公司省钱了。

阅读原文：原文链接